如何物业管理前期介入与物业承接

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如何物业管理前期介入与物业承接
如何使建设者与管理者做到有效沟通、职责分明,克服建管脱节带来的种种弊端呢?前一段时间出台的《物业管理条例》(以下简称《条例》)明确规定了物业管理公司的承接验收权限,而近期《前期物业服务合同(示范文本)》的颁布,更是对相关问题做出了具体的条文规定。笔者想就这个问题从自己工作的物业管理公司的角度谈一些认识。
让我们先看一个案例:
某房产开发公司于2002年立项开发某市的一个高档商业物业,随即选聘了一家物业管理公司介入前期的设计、施工与安装验收工程。物业管理公司非常重视前期介入,专门成立了由公司管理部、工程部负责人组成的项目组,深入项目工地,与房产开发公司的项目领导、工程技术人员紧密配合,很快拿出了前期介入工作计划和工作方案,经开发商认可后迅速开展了工作。
由于开发商站得高、看得远,物业管理公司服务理念正确、关系处理得当,他们的合作充分发挥了自身的优势,使得该项目如期完工;物业管理服务从高起点出发,向着高标准方向努力,很快成为物业管理的一个样板,前来参观学习的人络绎不绝。这一成功的案例,使房产开发公司和物业管理公司都一致认识到:物业管理的前期介入是非常重要的和非常必要的,而且准备工作越充分,工作开展得越顺利。
一.物业接管验收的意义
物业接管验收的主要意义在于三点:首先,明确了交接双方的责、权、利关系;其次,确保了物业具备正常的使用功能,充分维护业主的权益;再次,为日后管理创造了条件。
《条例》规定房地产开发项目在规划、设计、施工阶段应聘请前期物业管理企业,并明示双方的权利和义务,令业主困惑的开发商和物业管理企业的”扯皮”难题得以破解。
在涉及到内容比较复杂的物业管理接管验收方面的条文时,为防止因物业开发建设的质量问题影响以后的物业管理,《条例》专门规定,物业管理企业承接物业时,应当对物业共用部位、共用设施设备进行查验。在办理物业承接验收手续时,建设单位应当向物业管理企业移交该物业的相关资料。
物业的承接验收,是物业管理公司从管理和运行的角度对工程施工、设备安装的质量进行全面监控,及早发现和解决问题,避免物业建成后给使用和管理服务带来缺憾的一项重要的保证措施。此外,接管验收使物业管理公司能够对物业的每一座机站房、每一建筑单元、每一项公共配套设施逐一检查验收,建立工程设备档案,为业主日后装修、使用、维修提供了极大的方便。如我公司在内部安装工程开始后介入徐州某大厦的管理,严格按照优质工程标准,进行动态监控,在开发商聘有监理公司的情况下,还是发现并指出了屋面防水材料选型使用、玻璃幕墙安装、空调自控阀门选择、地下停车场风管不合理、公共能耗表计没有装设等大量工程质量问题,这些问题涉及到材料选用、设备选型、配套设施、管线布置等多方面。若物业管理公司盲目接受,将不得不在今后的运行中吞下难咽的苦果。
物业管理公司进行接管验收后,可以根据运行的技术规范要求,对接管的物业从使用功能上严格把关,就日常管理维护工作中可能出现的问题直接与建筑安装单位交涉,监督并促使改进发现的问题,避免了扯皮推诿事情的发生。特别是能够及时指出安装中给排水、配电、通讯、暖通、防雷、电梯、消防等各个设备系统中所存在的问题,促使开发商引起高度重视并要求承建单位限期解决,确保各项设备设施在投入使用时就能正常运行。物业管理公司的机电设备管理人员可以提前熟悉相应设备的操作、管理和维护,做好运行的准备。
此外,通过参与物业管理接管验收这个过程,物业管理公司能够更好地锻炼队伍,避免因仓促上阵而导致的不应有失误,给业主留下不好的印象。
二.物业接管的内容与标准?
物业的接管验收,分为新建物业的接管验收和原有物业的接管验收。其具体的要求与标准可参照建设部1991年颁布的《房屋接管验收标准》,目前各个公司和各个地区也正在或已经制定了自己的验收标准,但不管采取什么标准,我们认为接管验收的原则应包含以下主要内容:
首先,由于接管验收是建筑工程投入使用前的最后一次验收,也是非常重要的一次验收,验收合格的条件有:已经完成单位工程的质量验收(竣工验收);并且有关的资料文件应完整齐全;涉及安全和使用功能的分部工程应进行检验资料的复查,不仅要全面检查其完整性,而且对分部验收时补充进行的抽样检验报告也要复核,这种强化验收的手段体现了对安全和主要使用功能的重视。
其次,对主要的使用功能还必须进行抽查。通过对单项功能的运转,检查运行的稳定性、实用性。使用功能的检查是对建筑工程和设备安装工程最终质量的综合检验,也是作为业主最为关心的内容,因此,在竣工验收的基础上,接管验收时再作全面检查,检查内容在资料文件的基础上由参加验收的各方人员商定,并建议多采用专业仪器仪表进行确认,检查按照各专业施工质量验收标准的要求进行。
此外,对配套设备、工具的配置分工责任、费用明确。如高压配电等专用工具,垃圾筒等清洁设施,灭火器等消防器材,引导标识、标牌制作等。
三.接管验收中应注意的事项
物业的接管验收是直接关系到今后物业管理工作能否正常开展的重要环节。物业管理公司通过接管验收,即由对物业的前期管理转入到对物业的实体管理之中。因此,为确保今后物业管理工作能顺利开展,物业管理企业在接管验收时应注意以下几个方面:
1. ? ? 对已实施《物业管理配套设施综合验收办法》的地区,应积极促成开发商办理相关验收手续,由物业协会牵头组织的专家验收,将弥补物业管理公司技术、经验的不足,为接管验收打下良好基础。物业管理企业应选派素质好、业务精、对工作认真负责的管理人员及技术人员组成综合验收小组参加验收工作。并要求开发商提前7日提交相关验收资料,以便全面熟练掌握,避免针对性不足而走过场。
2. ? ?2.物业管理企业既应从今后物业维护保养管理的角度进行验收,也应站在业主的立场上,对物业进行严格的验收,必要时可邀请业主代表参加,以维护业主的合法权益。
3. ? ?从实际操作过程来看,虽已经过竣工验收,但接管验收中还难免有问题,尤其是物业管理角度重视的问题,而验收标准又无明确规定的,对此应明确记录在案,并要求开发商限期对存在的问题加固补强、整修,直至符合管理需求。
4. ? ?落实物业的保修事宜。2000年1月10日国务院第25次常务会议通过发布施行的《建设工程质量管理条例》第40条规定:在正常使用条件下,建设工程的最低保修期限为:①基础设施工程房屋建筑的地基基础工程和主体结构工程,为设计文件规定的该工程的合理使用年限(此即所谓”终身保修”制度); ②屋面防水工程,有防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏,为5年;③供热和供冷系统,为2个采暖期、供冷期;④电气管线、给排水管道、设备安装和装修工程,为2年。
5. ? ?其他项目的保修期限由发包方与承包方约定。建设工程的保修期,自竣工验收合格之日起计算。就开发建设方与建筑施工单位关系而言,建设工程在保修期限内发生质量问题的,施工单位应当履行保修义务,并对造成的损失承担赔偿责任。但就开发建设方与其物业购买业主、承租使用人的关系而言,开发建设方应负物业保修责任,是物业保修第一责任人。如有些设备到货期及部分工程交付较早,到接管验收时厂商保修期已不足规定期限,甚至已超过保修期(如俗称”烂尾楼”的再建工程),为此,应与开发商约定竣工验收或接管验收之日起为保修期起始日,以避免因时间差与供应商或承建商产生纠纷。
6. ? ?开发商应向物业管理企业移交整套竣工验收资料和竣工图,及随机文件、随机专用工具等,其中资料包括产权资料和技术资料。这是物业承接验收除硬件外的另一半内容。
7. ? ?落实遗留问题费用事宜,根据具体情况可采取如下三种方式:
①开发商授权,工程尾款支付由物业管理公司监督,必须凭物业签署合格意见后支付或扣除相应款项。 ②开发商组织扫尾保驾队伍,对业主或物业管理公司反映问题直接处理,直至主要保修期终结。 ③开发商一次性拨付保修费用,由物业管理公司负责后续保修。
8. ? ?物业管理企业接受的只是对物业的管理权以及政府赋予的有关权利,接管验收的所有资料归物业区域内全体业主所有。物业应做好相关登记签字手续,以备日后随管理权移交,避免移交因资料不全引发”扯皮”。
9. ? ?接管验收符合要求后,应在7日内办理有关交接手续,开发商与物业管理企业签定《物业管理验收协议》。
当物业管理企业签发了接管文件,办理了必要的手续以后,整个物业验收与接管工作即完成。
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