浅议管理体系整合

一、 体系整合的本意
所谓体系整合,就是企业将质量、环境和职业健康安全等管理体系的建立和运行有机结合。有机结合不是简单叠加,而是在三个体系标准要求的框架内,通过高效的接口处理,提高体系运行效率,达到事半功倍的目的。因此,体系整合的实质是在三个标准的框架内实施管理流程再造,注重的是内涵而非外在形式。
对于体系整合,目前流行的说法叫“三标一体化”。笔者认为,这一说法不够准确。首先,三个标准是独立的,虽然有一些共性的要求,但其结构和关注对象都有很大区别。其次,体系整合是建立整合型的管理体系,使管理体系更加协调,并非把三个体系混为一体。第三,企业还有其他管理体系,如财务管理体系、监督保障体系等,相互之间都应建立起协调的接口关系。第四,从审核的角度讲,需要对每个体系的做出独立评价,而不是对三个管理体系或整个管理体系进行综合评价。因此,保持三个体系的相对独立,最大限度地实现资源共享,使体系得到高效、协调地运行,才是整合管理体系的本意。
二、体系整合应注意的三个环节
管理体系整合是一项非常复杂的系统性工作,涉及企业的各个职能和层次。整合工作应注意以下三个环节。
1、 做好前期策划
首先,应组成由体系主管部门牵头、相关职能和层次人员参加的工作小组,对原有的管理体系进行评审,找出改进点,提出改进意见。
其次,明确新增内容(如在GB/T 19001标准基础上增加GB/T 24001和/或GB/T 28001标准的要求等)的管理职责和业务流程,由相关职能部门分别制定管理要求。
第三,由体系主管部门策划整合管理体系的文件结构,经相关部门评审后组织实施。
2、合理确定整合型管理体系的文件结构
确定体系文件的结构应本着“适用、高效、方便”的原则。“适用”有两个方面的含义:一是要覆盖三个标准的要求;二是符合企业的实际并与其惯例保持一致。“高效”指在满足适用要求的前提下,文件的数量尽可能少,内容言简意赅。“方便”主要指对关联度大的事项应尽可能在同一文件中作出规定,以便于使用。如果确定需要引用相关文件,其接口要明确清晰。
通常情况下,体系文件可包括三个层次:手册(含方针目标)、程序文件、作业指导文件。划分文件层次的目的在于对文件实施分级、分层控制。争论哪种文件属于第几层次文件并无实际意义。
2、 不同层次的文件应采取不同的编写方式
⑴手册是三个体系的纲领性文件,如果分别编制可体现出以下优点。
①便于与标准条款对应。虽然三个标准未要求手册必须与标准条款对应,但对应标准条款进行描述比较清晰。如果将手册合并编制,无论以哪个标准为主,其他标准都会被打乱,给使用带来不便。
②有利于满足不同相关方的需求。三个标准涉及的相关方不同,手册的使用对象也不同,分别编制的手册便于分别使用。例如,多数业主关心施工企业的质量管理体系,企业只需向其提供质量手册即可,而不必提供其他手册。女如,各政府主管部门的关注重点不同,分别编制的手册可以在需要时分别向其提供。
③便于使用者了解每个体系的概况。对每个体系的相关过程分别描述,对每个体系的相关过程分别描述,对每个体系的相关程序分别引用,可以使体系清晰,易于理解。反之,容易引起对标准要求理解的混乱。
⑵共性程序文件整合编制并实现记录表格共享。程序文件有的是标准的要求,有的是企业为了确保体系有效运行而自行补充的。无论哪种情况,只要各体系有共性的要求,就应对此进行整合,以覆盖相关内容并实现文件共享。如标准要求的文件控制、记录控制、内部审核、不合格/不符合控制、纠正和预防措施等程序都可以共享。企业自行补充的人力资源管理、检测装置控制、法律法规识别等程序也可以共享。在三个管理体系中,有许多记录有共性要求,只需对原有记录表格稍做修改,增加选项标识,即可达到共享目的。
⑶作业指导文件整合编制。作业现场有大量作业指导文件,如技术交底、专项方案、通用性指导书等。对于这些文件,除国家、行业或地方政府部门有特殊要求而需单独编制外,都可以整合编制。

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