QMS、EMS、OHSMS三个管理体系整合的探索

随着越来越多已经获得ISO9000质量体系(QMS)认证的组织建立和实施环境管理体系(EMS)和职业健康安全管理体系(OHSMS),并申请第三方认证,许多组织每年不得不投入相当大的人力、财力、时间资源维持两个或三个管理体系的运行和认证证书的注册资格。自2001年以来,已经有许多组织考虑对其两个甚至三个管理体系进行部分整合,以便于简化内部管理,提高管理效率。
本文将就QMS、EMS、OHSMS三个管理体系整合的方式方法进行探索,提供一些建议,以便于有管理体系整合意愿的组织参考。
一、 QMS、EMS、OHSMS三个管理体系整合的必要性
如果组织规定对每个管理体系进行2次/年的内部审核,加上认证机构至少1次/年的监督审核,则一年之中组织要实施九次内外部体系审核,即使1次/月也要占去9个月的时间,给获得认证的组织造成沉重的运行负担。
如果组织的质量、环境、职业健康安全管理的主管部门不同,三个管理体系各自独立的运行和维护,则三个管理体系实施过程中许多管理工作会发生重复,例如:培训计划制定和实施、文件修改、发放和评审、记录管理、法律法规收集和符合性评价、现场和作业管理、日常监督检查、紧急情况预防、不符合纠正、内部审核、管理评审等,有时甚至相互矛盾,需要花费许多精力用于协调。
如果组织具有三套独立的QMS、EMS、OHSMS文件系统,则现场文件量大,文件管理难度也大,最困难的是文件管理职能不统一,文件管理要求不一致,使现场作业人员极易混淆。
如果组织培养的内审员也分成质量、环境、安全卫生各个专业,内审员在日常管理中各司其责,缺乏沟通和交流,主管职能部门之间各自为政,缺乏合作和协调,则组织的内部管理效率必将降低。
在2000年之前,由于国内OHSMS认证尚未开始,组织同时申请GB/T19001-2000idt ISO90001-2000、GB/T24001-1996idtISO14001-1996、GB/T28001-2001(OHSAS18001-1999)认证尚不可能。但自2001年开始,一些已经具有质量管理体系、环境管理体系认证资格的机构,具备了职业健康安全管理体系认证的资格,两个甚至三个管理体系的一体化认证成为可能。所谓“一体化”认证是指认证机构派出一个审核组,由具备质量、环境、职业健康安全管理体系双重或三重资格的国家注册审核员组成,通过一次审核(EMS和OHSMA一般分为两个阶段现场审核),就能够给组织颁发质量、环境、职业健康安全两张或三张认证证书。组织采用这种认证审核方式将大大节省国际标准认证的人力、时间资源投入和资金消耗。
二、QMS、EMS、OHSMS三个管理体系整合的基本方法
三个管理体系的整合通常需要经过几个步骤,要经历从组织整合、文件整合、作业整合、到持续改进整合等。然而即使是这样也许仅仅是两个或三个管理体系的部分整合,真正意义上的完全整合有赖于组织有关方面经验的积累,以及推行管理体系整合的决心和效果。
(一) 组织机构与职责的整合——组织整合
1、 组织机构和职责划分的重新设置
三个管理体系的整合首先要从组织内部有关管理体系的组织机构入手。由于质量管理体系通常没有包含组织所有的部门,特别是与质量管理没有直接关系的生产辅助部门、后勤部门及相关现场,但是环境管理体系和职业健康安全管理体系必须是全员参与,即体系包括组织的全体员工和所有部门,因此,在进行三个管理体系整合时,需要重新考虑管理体系的组织机构设置。质量管理体系虽然不必含盖所有部门,但需要在整合的管理体系组织机构图中明确注明。
整合的管理体系的职责需要重新划分。绝大多数组织质量管理的归口部门与环境、安全、卫生管理的归口部门不同,而相对来说质量管理的职责划分通常是比较全面的。在进行三个管理体系整合时,必须将已有的质量、环境、安全、卫生管理职责重新整理,从管理体系整合的角度归并组织的职责描述,尤其是应考虑将三个体系的管理职能合并到一个主管部门,以便于统筹管理体系运行,减少组织因多头管理造成的低效和内耗。
三个管理体系的管理者代表最好由一人集“三个代表”于一身。由于职业健康安全管理体系对于管理者代表的人选有特殊要求,即必须由高层管理人员(董事会或执委会人员)担任,因此,三个管理体系共同的代表人选也必须出自最高管理者的副职。管理者代表的行政职位比较高,有助于统一指挥和协调三个管理体系的整合工作,提高组织内部管理的有效性。
2、 内审员双重或三重资格培训和多体系参与
内审员是组织内部建立、整合、维护三个管理体系的主要力量。在三个管理体系未整合之前,组织的质量管理内审员与安全卫生管理内审员几乎不会由同一个人兼任。但是,如果组织要实现两个或三个管理体系的整合,则内审员必须具备多重资格,能够同时参与质量、环境、职业健康安全管理体系的运行、维护,并承担两个或三个管理体系的联合内部审核工作,以及接受外部认证机构的一体化审核。
3、 体系主管部门应配置必要的人力资源
组织为了进行三个管理体系整合,将设立三个体系的归口主管部门,但该部门必须具有相应的人力资源。主管部门要负责质量、环境、职业健康安全管理体系的整合、运行,并组织应对外部审核,因此,需要配置懂得企业管理、质量管理、环境管理、安全管理、卫生管理、体系和认证管理等的有关人员,至少需要3名具有丰富的体系管理经验的专职人员,维持三个管理体系的日常运行和认证资格。

IATF16949培训 | 五大核心工具培训 | GDT培训 | QFD培训 | DOE培训 | CQI培训 | VDA培训 | APQP培训 | PPAP培训 | SPC培训 | MSA培训 | FMEA培训 | 班组长培训 | 8D培训 | 精益生产培训 | 六西格玛绿带培训 | TQM培训 | RBA培训|