TS16949文件一文件控制程序

1. 目的

对质量体管理系中的文件进行规范和控制,确保文件的充分性与适宜性,确保各相关场所使用有效文件。

2. 适用范围

适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3. 职责

3.1质量部负责编制质量手册,管理者代表审核,总经理批准。

3.2各相关业务主管部门负责编制相关的质量管理体系程序文件,相关部门主管审核、签字,质量部审定,管理者代表批准。

3.3各相关业务主管部门负责编制其他管理性文件,相关部门主管审核、签字,综合部审定,管理者代表批准。

3.4技术部和相关部门负责编制主管的技术文件、支持性文件,包括《工序标准操作卡》、《作业指导书》、《设备操作规程》、《检验指导书》等,并由部门主管领导审核批准。

3.5各部门设兼职文件管理员,负责本部门文件和资料的管理工作。

4.? 工作程序和要求

4.1文件的分类

4.1.1受控文件

凡质量管理体系运行的部门(含提供认证机构)、场所、班次,使用的文件均为受控文件,包括:

  1. 质量体系文件:如质量手册、程序文件和其它质量文件(表格、报告等)。
  2. 管理文件:如制度等。
  3. 技术、支持性文件:如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。
  4. 外来文件:国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。

4.1.2非受控文件

凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件,如行政任命、事务性通知等。

  1. 盖 “非受控”章的文件为非受控文件,供有关人员参考用。
  2. 因评审、考察等用的,向上级机关或顾客提供的质量体系文件,均为非受控文件。
  3. “非受控”文件,更改不通知,作废不回收。

4.1.3文件管理

  1. 质量体系文件、管理性文件由综合部归档、控制、分发和回收。
  2. 技术文件由技术部归档、控制、分发和回收。
  3. 外来文件由各相关部门接受后进行识别,对需执行的文件按受控文件进行控制和管理。
  4. 各相关部门文件由各部门进行控制和管理。

4.2 文件编号

4.2.1 质量手册

?SJ ?/ ?QM ??–? ?001 ??–? ?B

B版

文件顺序号

质量手册

组织简称

4.2.2程序文件和管理规定/规则/细则/工作标准

?SJ ?/ ?×× ?— ?×××

文件顺序号

文件代号

组织简称

文件性质规定编码如下:程序文件-QP;管理文件-GL;支持性文件-WI;外来文件-WL。

4.2.3用修订状态作为文件每页的修改标识,用0,1,2,……,9等十位阿拉伯数字顺序表示,初始为0,中间不允许有空号。(技术文件按技术文件管理规定执行)

4.2.4文件版本用A,B,……,Z等二十六位英文大写字母顺序表示,初始为A,中间不能有间隔。

4.3文件编制与审批

4.3.1质量手册由质量部组织编写,管理者代表审核,最高管理者批准。

4.3.2程序文件和管理规定/规则/细则/工作标准由各职能部负责编制、审核,质量部或综合部审定,管理者代表批准发布实施。

4.3.3文件编制后,填写《文件审批》,履行审核、审定、批准发布手续。

4.4文件的发放与接收

4.4.1发放:文件下发时,要加盖红色文件“受控章”,填写《收文登记簿》,发至使用点,确保文件受控,且每个使用点都能得到相应的有效文件。

4.4.2接收:各单位文件管理员负责文件的签收、登记。

4.4.3管理:综合部对发放的文件建立《受控文件清单》,对文件进行动态管理。

4.5文件的修订、换版及销毁

4.5.1文件的修订及换版由综合管理部执行。

4.5.2管理文件需修改/换版时,由文件的编制者填写《文件修改/换版通知单》,履行原审核、会签手续后,由质量部审定,管理者代表批准后实施。

4.5.3综合部对修改/换版的管理文件下发《文件修改/换版通知单》及修改后的文件,在《受控文件清单》中删除原有相应文件。

4.5.4技术文件的更改填写《技术通知单》,具体执行《技术文件管理规定》。

4.5.5各单位在收到新修改的文件后,及时查看对应的《文件修改/换版通知单》。

4.5.6作废管理文件收回后,综合部填写《文件销毁记录》记载收回文件的去向和处理方式。

4.6文件的保管

4.6.1部门文件管理员要把文件分类,并按一定的规则放置,以便迅速查找及核对。

4.6.2生产现场的文件摆放位置及方式,在不影响操作、抬头即可见到的原则下,由相关部门确定,文件使用人员执行。

4.6.3文件应妥善保管,未经授权,任何人不得擅自标识、涂改和复印,并防止污染和损坏。

4.6.4影响使用的破损文件,由文件使用负责人到文件发放部门更换相同版本相同编号的文件,破损文件收回。

4.6.5外来文件包括标准、顾客提供的工程图样、法律法规,获得外来文件的部门要对文件的有效性及适用性进行识别,识别后的有效、适用文件要受控,其审批、发放、变更、回收,按受控文件进行管理。

4.6.6顾客提供的新工程规范文件,要在5个工作日内完成评审和审批,要在两个工作周内完成更改,发放和实施,包括影响生产件批准的文件更改或更新并记录生产实施的日期。

4.6.7文件使用人调离岗位,应及时与新调入人员进行文件交接,并到综合管理部办理交接手续。

4.6.8收回的作废文件一律无痕销毁处理。若作为资料或其它目的需保留的任何作废文件,文件管理员《文件销毁记录》“备注栏”中做好记录后加盖“作废参考”章, 由文件需要部门自行管理。

4.7文件评审、换版

由于组织机构、产品结构重大调整等因素导致管理体系发生变化时,综合管理部及时组织对现行文件适用性进行评审,必要时按以上相关条款进行修订或换板。

4.8记录的管理

记录是特殊形式的文件,按《记录控制程序》进行控制。

5.? 相关文件目录

5.1《记录控制程序》

5.2《技术文件管理规定》

6.? 相关记录及保存期

6.1 《受控文件清单》??????? ?????????????????????????????????????????? 长期保存

6.2 《文件审批》????????????? ?????????????????????????????????????? 保存期随文件寿命

6.3 《文件修改/换版通知单》???????? ??????????????????????????? 保存期随文件寿命

6.4 《文件销毁记录》??????? ??????????????????????保存期五年

6.5 《收文登记簿》??????????????????????????????? 长期保存

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