EMS与OHSMS建立过程、方法的探讨

在激烈的市场竞争中,企业要想长期存在与发展,必须具备良好的管理。在此背景下,ISO9001、ISO14001、OHSAS18001标准管理模式得以广泛开展与应用。

然而,在建立管理体系的过程中,企业与咨询方都在探索一个重要的问题,那就是如何建立一个有效率和成效的管理系统?在体系建立之初,体系还能具有一定的改善动力,或多或少在一些层面上具有改进的绩效;运行时间一长,体系的成效性方面缺乏明显变化,体系的运作没有了动力。问题出在哪里?

以下结合ISO14001环境管理体系及OHSAS18001职业健康安全管理体系的咨询过程提出一点认识,希望能够抛砖引玉。

一、 二大管理体系的建立过程

ISO14001环境管理体系及OHSAS18001职业健康安全管理体系都遵循戴明的PDCA管理模式,包涵17项要素,其要素结构及内容基本一致。建立体系的一般过程包括如下阶段的工作内容:

1、初始环境评审

评审内容主要包括:获取适用的法律法规及其它要求并评估符合性;识别环境危害因素,评价环境影响和风险;评价现有环境安卫管理制度的有效性及其与ISO14001标准的差距。通过初始评审确定体系的优先事项和持续改进的方向和机会。

2、体系策划

策划内容包括:策划环境安卫方针、目标、指标、管理方案;组织机构的调整和资源的配置;体系要素的策划和设计;体系的整体结构框架等。

3、体系文件编制

按惯例编制包括手册、程序、作业指导书等体系文件

4、环境管理体系试运行

有针对性地培训环境管理体系文件,各个层面认真推进和实施体系各要素要求如:实施目标、管理方案;按要求执行程序规定;开展人员的培训等。

5、体系运行评价

体系运行评价包括内部审核及管理评审。评审管理体系的持续适用性、符合性和有效性,针对变化的条件调整体系等,以持续改进体系并通过该过程实现绩效的持续改进。

二、 二大管理体系的建立实施过程目前存在的不足

在二大管理体系的建立过程中,最能体现体系成效性的关键环节包括:在识别环境危害因素的基础上,以法律法规为准则进行环境影响和风险评价,以找出可以改进的层面;制订合理现实的目标及管理方案并确保执行;全员参与,执行控制要求并进行检查和改进;实施有效的内审和管理评审等。其中职能管理程度、全员的参与的程度决定了体系推进的程度。

通常,在体系建立和实施的初始阶段通过强化推进,设定审核认证目标等手段,职能管理、全员参与的意识和程度较之体系建立实施前都会有一定程度的提升,因此,体系还具备自我改进的源动力,表现出一定的成效;然而,随着体系的进一步运行,尤其是审核认证目标完成后,职能管理、全员参与的程度弱化,导致体系和日常管理及执行过程的脱节,体系的推动力减弱,其成效性自然打折扣。纠其原因可以归结为职能管理失去目标,员工参与鼓励机制失效2大方面。也正是由于在体系的建立实施过程及方法方面的不足,造成职能管理、全员参与程度的弱化。其不足表现在如下方面:

(1) 对环境安卫因素辩识不全面

二大标准的4.3.1要素要求对组织的活动、产品及服务中的环境危害因素进行识别和评价。一般而言,在环境管理体系中识别并评价输入及输出类环境因素如:电的消耗、废水排放等;在职业健康安全管理体系中识别并评价能量属性的危害如:触电、粉尘吸入、化学品腐蚀等,并分析导致该类危害可能的人及物的缺陷即危害因素。特定的管理性因素并未很好地纳入其中进行识别和评价如:企业经营规划、设备评估、设备维护计划、技术材料引进、日常检查等。从标准的定义(环境因素–一个组织的活动、产品或服务中能与环境发生相互作用的要素。危害因素–可能造成人员伤害、职业病、财产损失、作业环境破坏的根源或状态。)可以看出,某项管理职责的不到位会直接或间接导致环境及安卫影响,某些方面其影响还很大,如设备维护计划执行不好可能会导致跑冒滴漏造成环境影响,同时导致安卫防护设施的缺陷造成安卫影响。

管理性因素的识别及评价方面的不足和缺乏系统性直接造成在体系建立过程中管理的缺陷及可改进的领域未完全明确或明确重点不够,为目标、运行控制要素提供的输入也将因此而不足。

(2) 目标制订的层面不够

二大标准的4.3.3/4要素要求制订环境安卫目标、指标、管理方案以实现对重大环境因素及重大级别以上风险的控制改善。环境管理体系目标设订的基本层面集中在污染预防及节能降耗2方面;职业健康安全管理体系目标设订的基本层面集中在作业环境改善(作业环境空气中有害物质浓度、作业环境噪声强度、作业环境照度、作业环境辐射强度等)、事故率(损失工时数、工伤率、特定危害事故次数)降低、高危害物质替代、设备故障控制等方面。对于管理职能的绩效的提高方面考虑很少。

管理职能的绩效未能在目标中体现直接导致部分部门的管理游离于体系之外,参与体系控制的程度削弱,同时形成一种错误认识:体系是推进部门的事,与本部门无关。缺乏众多部门的管理支持,管理系统自然难于发挥自身的效能。

(3) 目标绩效的考核机制不健全

二大标准的4.5.1要素都要求定期进行目标遵循程度、运行控制情况的监控以确保实现目标,取得良好的环境安卫绩效。企业在环境安卫方面的绩效固然与体系目标设定不可分,但更具体的表现却是与各级管理人员的管理工作绩效息息相关。但由于环境及职业健康安全管理职能绩效在制订环节的不足,加上一些企业在原有考核机制中没有确定环境及职业健康安全管理方面的考核项目,因而对这2方面的管理职能绩效没有监控或缺乏量化,无法进行相应的考核。 “NO data ,NO management”,没有对各层管理者工作的具体量化评价并保持对管理绩效的有效反馈将难于充分调动各层次管理人员的工作热情和创新精神,其结果必然是导致管理体系的持续改进缺乏动力。

(4) 员工的参与鼓励机制建立不足

二大标准都要求员工的参与,虽然有的企业环境及职业健康安全管理体系在架构中明确了员工的参与要求及作法,但员工参与管理的鼓励机制并未完全建立,形式的多于现实的,难于调动员工发现问题、解决问题的主动性。有的企业具有良好的员工鼓励机制,但在建立2大管理体系过程中未将涉及环境及职业健康安全领域改善项目并入奖励机制,也导致体系也失去了有利的改善推动时机和基础。

三、 改进方式及方法的探讨

鉴于上述考虑,体系在建立及实施过程中应从上述四个方面寻求改进。

(1) 管理因素的识别、评价

设定如下工作说明表以进行管理因素的识别与评价

序号 类别 工作说明 责任人 现状 SHE影响关联程度 重要性 工作调整 优先秩序
满意 待加强 未做 高 中 低 是 否 紧急 优先 一般
日常工作
偶发工作
临时工作

通过上述工作说明以明确某部门中哪些工作是涉及环境安卫的重点工作,对所确定的重要管理工作考虑由于人员能力等方面的不足确定是否需要进行工作的调整或明确其工作是否需要设定管理目标并明确工作的轻重缓急以体现效率性并进行考核,为环境安卫管理体系的管理控制提供良好的输入。

(2) 管理职能绩效的目标设定

设定如下管理职能目标表以进行管理职能绩效的目标设定

序号 类别 工作说明 现状 目标 措施 时间 责任人 协助人 自我评价 主管评价
日常工作
偶发工作
临时工作

通过上述管理职能目标表以明确那些涉及环境安卫的重点工作可以拟定的工作目标,明确实施措施和启动完成时间,并定期进行自我评价,部门主管对该项工作目标达成状况进行评价,确保上述重点工作处于受控状态。

(3) 考核机制建立

设定如下业绩考核表以进行管理职能绩效的考核

姓名: 日期:
序号 类别 项目 考核 带来良好环境安卫影响事实 带来不好环境安卫影响事实 考核人
5 3 1
业务成绩
工作态度
职务能力
人物属性

通过管理职能绩效的考核强化职能管理活动,激发整个管理系统活力。

(4) 员工参与的鼓励机制完善

员工提案制度已成为众多企业强化管理改善工作的有利手段,其运用于环境及职业健康安全管理体系将带来绩效的显著改善,尤其是职业健康安全管理体系。其一般流程如下:

项目申报→项目立项→经费审批→项目实施→成果鉴定→项目奖励

设定如下提案表以进行提案的实施

提案人 合作人 编号
提案名称 时间
现状:
改善提案:
效果预期: 调查意见:
结论:采纳□ 不采纳□
实施单位 实施日期
实施概要: 评定等级 1 2 3 4
采用奖
线索奖
改善效益: 努力奖
提案奖

从以上可以明确在建立和实施环境及职业健康安全管理体系过程中,从策划、实施、改进阶段建立、健全并不断完善环境及职业健康安全职能管理工作的目标化,通过员工参与、鼓励机制的建立并进行有效的绩效考核3方面结合的方式,将有利于提升环境及职业健康安全管理的成效性。(end)

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